Pohjois-Karjalan museo ottaa kokoelmiinsa esineitä ja valokuvia. Museo on sopinut tallennustyönjaosta arkiston ja kirjaston kanssa. Asiakirja-aineisto toimitetaan Kansallisarkiston Joensuun yksikköön ja kirja-aineisto kaupunginkirjastoon.

Pohjois-Karjalan museo tallentaa kokoelmiinsa aineistoa omasta maakunnasta sekä Laatokan Karjalasta. Museokokoelmiin luovutettavan aineiston tulee olla peräisin näiltä alueilta tai olla yhtymäkohtia tallennusvastuualueisiin.

Aineistosta tulee olla hyvät taustatiedot. Tiedottomista esineistä ja valokuvista ei ole hyötyä museon julkaisutoiminnassa.

Mikäli museokokoelmissa on samaa esinettä useita kappaleita, ei vastaavaa aineistoa pääsääntöisesti huolita museoon johtuen säilytystilojen rajallisuudesta. Poikkeuksena on sellainen materiaali, jota voidaan hyödyntää museon opetustoiminnassa.

Lahjoitettavan aineiston tulee olla niin hyväkuntoista ja näytteillepanokelvollista, että sen säilyttäminen ja esillepano ovat mahdollisia. Helposti tuhoutuvaa materiaalia ei vastaanoteta museoon. 

Museo ei ota vastaan lahjoituksena aineistoa, jonka omistusoikeuden pätevyydestä ei ole täyttä varmuutta. Löydetyt esineet, joiden omistajaa ei tiedetä ja jotka voidaan olettaa vähintään sata vuotta vanhoiksi, ilmoitetaan löytöpaikkaa koskevine tarkempine tietoineen Museoviraston ilmoituspalveluun. Museo ei huoli materiaalia tilapäissäilytykseen. Esineet ja valokuvat otetaan museokokoelmaan ainoastaan omistusoikeudella. Lahjoituksesta laaditaan aina luovutussopimus. Siihen kirjataan muun muassa luovutusehdot. Luovutettu materiaali siirtyy Pohjois-Karjalan museolle täysin omistusoikeuksin, täydellisenä ja peruuttamattomana lahjana. Pohjois-Karjalan museo saa valokuvien täydet käyttö- ja tekijänoikeudet sopimusehtojen mukaisesti. Museolla on oikeus poistaa lahjoitettu materiaali kokoelmistaan.

Lahjoittajien toivotaan olevan yhteydessä Pohjois-Karjalan museoon ennen aineiston toimitusta. Kokoelmista vastaavalta asiantuntijalta saa tarkemmat ohjeet aineiston luovutuksen ja tallennuksen periaatteista. Pohjois-Karjalan museo ei ota vastaan lahjoituksia ilman luovuttajan yhteystietoja.

Tietosuojaseloste