Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679). Tiedonanto on laadittu 28.11.2018.
Rekisterin/palvelun nimi: Pohjois-Karjalan museon kokoelmahallinnan henkilörekisterit

Rekisterinpitäjä

Joensuun kaupunki / Pohjois-Karjalan museo
Pilkontie 2, 80130 Joensuu
050 520 2762
pohjoiskarjalanmuseo@joensuu.fi
y-tunnus 0242746-2

Rekisterinpitäjän edustaja

Erkki Matikainen
Pilkontie 2, 80130 Joensuu
050 341 9503
erkki.matikainen@joensuu.fi

Tietosuojavastaava

Anne Keränen
050 441 0233
Lastaustie 2, 82200 Hammaslahti
tietosuojavastaava@joensuu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lain säännös: Henkilötietolain 8 §:n mukaiset yleiset edellytykset ja Joensuun kaupungin museoiden toimintasäännön (3§) noudattaminen

Rekisterin tietosisältö

• Hankintaerä: aineiston luovuttajan etu- ja sukunimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Museo-objektin kontekstitieto: luovutettuun aineistoon liittyvän henkilön etu- ja sukunimi, muut nimet, syntymäaika ja -paikka, ammatti, osoite
• Kuvatilausasiakas: nimi, posti- ja laskutusosoite, puhelinnumero, sähköposti, laskutusasiakkaan HETU / Y-tunnus

Säännönmukaiset tietolähteet

• Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan aineiston luovuttajilta pääosin asiakastapaamisissa, sähköpostitse, puhelimitse, luovutussopimuksista.
• Museon dokumentointityössä keräämät henkilötiedot.
• Kuvatilauksen yhteydessä laskutusasiakkaan luovuttamat henkilötiedot.

Käsittelyssä käytettävät ylläpitojärjestelmät

• Sähköiset tietojärjestelmät: Henkilötietoja käsitellään kokoelmanhallintajärjestelmän avulla
• Manuaalinen aineisto: Luovutussopimus ja päiväkirjakortit, esine- ja valokuvakokoelmien diaari, kuvatilauslomake

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Manuaalista aineistoa säilytetään kokoelmaluetteloinnin ja kuva-arkiston lukitussa tilassa, johon on pääsy vain museohenkilökunnalla.
Kokoelmahallintajärjestelmään talletetut henkilötiedot ovat tarkoitettu museon sisäiseen käyttöön.
Museo-objektien yhteyteen tallennettuja henkilötietoja käytetään Pohjois-Karjalan museon tutkimus-, julkaisu- ja näyttelytoiminnassa.
Kokoelmahallintajärjestelmän käyttäjätunnuksen ja salasanan saavat ne museotyöntekijät, jotka työnsä puolesta hoitavat museokokoelmien tallennus- ja tiedonhakutehtäviä.
Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä. Palvelinlaite sijaitsee lukitussa konesalissa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä.

Automatisoitu päätöksenteko

Automatisoituja päätöksiä ei tehdä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

• Kuvatilausasiakkaiden laskutustietojen siirto laskutusta varten kaupungin yleislaskutusjärjestelmään
• Luovutussopimusten siirto kaupungin yleiseen sähköiseen sopimusrekisteriin (Dynasty), johon on käyttöoikeudet hyvinvointipalvelun toimistosihteerillä sekä selausoikeudet rekisterinpitäjän edustajalla
• Museo-objektin kontekstitietojen luovutus kolmannelle osapuolelle tutkimus-, julkaisu- ja näyttelytarkoitukseen

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Manuaalista ja kokoelmahallintajärjestelmään tallennettua hankintaerän ja museo-objektin kontekstin henkilötietoja säilytetään pysyvästi.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Oikeutta tietojen poistamiseen ei sovelleta, koska tietojen käsittely on tarpeen lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.
Oikeutta peruuttaa suostumus ei sovelleta, koska tietojen käsittely perustuu lakisääteisen tehtävän suorittamiseen, yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.